ขั้นตอนการประชุม

ก่อนที่จะกล่าวถึงเทคนิคการประชุมต่าง ๆ ขออธิบายขั้นตอนการวางแผนการประชุมประจำปี ซึ่งจะแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนหลักดังนี้

การเตรียมการก่อนการประชุม

  1. การกำหนดวาระการประชุม
  2. การออกจดหมายเชิญประชุม
  3. การจัดเตรียมสถานที่ประชุม
  4. การจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม

การดำเนินการประชุม

  1. แนะนำสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุม
  2. กล่าวเปิดการประชุม
  3. ชี้แจงกติกาการประชุม
  4. ชี้แจงวาระการประชุม
  5. ดำเนินการประชุมตามวาระที่กำหนด
  6. สรุปประเด็นการประชุม
  7. บันทึกการประชุม
  8. สรุปผลการประชุม
  9. ปิดการประชุม

การดำเนินการหลังการประชุม

  1. จัดทำและแจกจ่ายรายงานการประชุม
  2. ติดตามผลการดำเนินการตามมติที่ประชุม

สาเหตุอย่างหนึ่งที่ทำให้การประชุมในองค์กรต่าง ๆ ยังมีประสิทธิภาพน้อย คือ ขาดการวางแผนการประชุม  เพื่อป้องกันปัญหาที่ทำให้การประชุมขาดประสิทธิภาพไว้ล่วงหน้าตั้งแต่ต้นปี จึงควรจัดทำแผนการประชุมหลัก ดังนี้

กำหนดแผนประชุมหลักประจำปีขององค์กร เช่น การประชุมกรรมการบริหาร (board of cirector meting)

กำหนดแผนการประชุมประจำปีของหน่วยงานหลัก เช่น ฝ่ายต่าง ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรว่าฝ่ายไหนคือหน่วยงานหลัก วันที่กำหนดต้องไม่ขัดกับวันประชุมหลักขององค์กร

กำหนดแผนการประชุมประจำปีของหน่วยงานสนับสนุน คือ ส่งแผนในสองหัวข้อที่ผ่านมาไปให้หน่วยงานที่เหลือทั้งหมดกำหนดวันประชุมประจำปีลงในปฏิทินประจำปี โดยการประชุมของหน่วยงานที่เหลือจะต้องไม่ขัดกับแผนการประชุมขององค์กรและหน่วยงานหลัก

ปรับแผนการประชุมประจำปี  เมื่อทุกการประชุมได้ถูกบรรจุลงในปฏิทินหลักประจำปีเสร็จเรียบร้อยแล้ว  ควรจะเรียกทุกหน่วยงานมาประชุมเพื่อสรุปแผนการประชุมประจำปีทั้งหมด เพราะบางครั้งการประชุมบางอย่างต้องเกิดขึ้นก่อน บางการประชุมต้องประชุมทีหลัง เนื่องจากต้องรอข้อมูลจากที่ประชุมอื่นก่อน เช่น

  • บางองค์กรมีการประชุมระดับหน่วยงานก่อน แล้วค่อยนำข้อมูลไปประชุมต่อในการประชุมผู้บริหาร ทั้งนี้เพื่อให้ข้อมูลที่นำเข้าสู่ที่ประชุมผู้บริหารมีความถูกต้องและครบถ้วนมากยิ่งขึ้น
  • บางองค์การมีประชุมผู้บริหารก่อน จึงจะประชุมหน่วยงาน เพราะต้องการนำเอาผลการประชุมผู้บริหารไปเป็นวาระของการประชุมระดับหน่วยงาน

Leave a Reply